Projeto piloto do SAME, em parceria com o Serviço de Oftalmologia, é instalado no HUGG

O projeto piloto de reestruturação do Serviço de Arquivo Médico e Estatístico do HUGG foi pensado com a finalidade de implementar processos e ferramentas que fossem capazes de gerenciar a guarda e preservação dos prontuários dos pacientes, contribuindo para a assistência e continuidade desse cuidado, além garantir o desenvolvimento do ensino e pesquisa. Em novembro de 2018, foi firmada uma parceria com o Serviço de Oftalmologia para sua implementação.

Três instrumentos foram criados para direcionar e documentar a coleta de dados: um banco de dados no programa Excel ®, com o objetivo de catalogar os prontuários analisados e arquivados, um fluxograma com a descrição das atividades desenvolvidas e um formulário, onde foi possível registrar os dados coletados.

Em quatro encontros no mês de dezembro, por um período de 12 horas cada, e com a média de 7 profissionais por dia, foi possível analisar 10.993 prontuários. Desses, 6.689 unidades (60,8%) eram de pacientes cujo o prontuário continha informação de último registro com mais de 20 anos ou pacientes com mais de 120 anos, constituindo massa documental inativa.

Dos 10.993 prontuários vistos, foi possível catalogar 1.824 prontuários (13,7%) que, no futuro, irá nos permitir o controlar a entrada e saída, localização no hospital, além de facilitar o processo de unificação do prontuário, já em curso. Destacamos que 9.586 (88%) não estão cadastrados no AGHU.

Também foi possível observar que muitos desses prontuários não estavam em conformidade com a Resolução CFM 1.931/2009. Falta assinatura e número de registro de quem realizou o atendimento, bem como nome completo, data de nascimento, cartão nacional do SUS, e, também, duplicidade do número de prontuários, que foram mensurados parcialmente. Ou seja, a partir desse levantamento será praticável traçar estratégias junto às chefias e equipes para a melhora da qualidade do registro e conservação do mesmo.

Além disso, foram reorganizados fisicamente esses prontuários, que antes ficavam na antessala do SAME e agora estão realocados na sala de arquivo, tornando seu armazenamento e acesso mais seguro e rápido.

- A reestruturação tem sido um grande desafio, mas contamos com o apoio da Gerência de Atenção à Saúde, da equipe incansável da Oftalmologia e sobretudo, do grupo de profissionais que atuam no SAME, que mesmo diante das dificuldades encontradas no dia a dia, se mantém motivado para melhorar continuamente o processo de arquivo da documentação clínica utilizada no HUGG. Seguimos firmes na parceria em 2019 -, informou Ana Carolina, participante da Comissão de Reestruturação do Same.

Para mais informações: comissaosamehugg@gmail.com – Telefone: 2264-2049 – Prédio da Direção – 3º Andar