A partir do próximo 31 de dezembro, 100 por cento dos processos administrativos da UNIRIO serão produzidos, tramitados e armazenados em formato digital no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Implantado em 2022, o SEI é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos em ambiente digital, com interface amigável, que possibilita a produção, a tramitação, a edição, o envio, a assinatura, o acesso e o armazenamento de documentos de forma virtual. A finalização da plena implementação do SEI insere a UNIRIO no novo paradigma do governo eletrônico e da governança digital, assegurando maior transparência e eficiência administrativa.

“A integralização da implantação do SEI na UNIRIO vai trazer muitos benefícios para a nossa Universidade, como a diminuição de gastos com impressão, redução de tempo na realização das atividades, maior controle sobre os documentos produzidos por meio do mapeamento de fluxos de processos, além de possibilitar maior transparência de nossas ações para a sociedade. O Arquivo Central e sua equipe realizaram inúmeros esforços para adaptar o SEI à realidade da UNIRIO, utilizando metodologias arquivísticas que visam a estabelecer o controle sobre a produção documental e superar alguns desafios que o sistema nos impõe no que tange à gestão de documentos. Caminhamos em busca de melhorias futuras e o nosso trabalho não para por aqui!”, explicou, entusiasmada, a diretora do Arquivo Central, Isabela Costa da Silva.

O fim dos processos em papel

A partir do primeiro dia útil de 2025, não serão mais abertos pelos protocolos da Universidade processos em papel pelo Sistema de Informações para o Ensino (SIE). O prazo havia sido informado pelo Arquivo Central da UNIRIO em outubro e atende a uma exigência do Tribunal de Contas da União (TCU).

O gestor de cada unidade que ainda não tiver implantado todos os seus processos no SEI deve informar ao e-mail sei@unirio.br as tipologias de processos que deseja inserir no sistema e o mapeamento de fluxo de processos já identificados na unidade e, assim, a equipe do Arquivo Central dará as orientações para preenchimento do formulário de base de conhecimento.

O Arquivo Central da UNIRIO, por meio do GT-SEI, o grupo de trabalho responsável pela elaboração de diretrizes e propostas para a gestão de documentos eletrônicos na Universidade, elaborou manuais de uso do SEI para auxiliar toda a comunidade universitária.