Na última quinta-feira, 13 de outubro, a equipe do Arquivo Central da UNIRIO apresentou para a comunidade interna detalhes da Política de Preservação de Documentos Digitais e um panorama da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

O foco das novas diretrizes são os documentos arquivísticos que comprovam as atividades desenvolvidas e os serviços prestados pela Universidade, como os diplomas. "Para arquivos em papel, as normas de conservação já são bem determinadas. No caso dos arquivos digitais, ainda há dúvidas e questões sobre sua durabilidade e autenticidade, por serem mais suscetíveis a fraudes e perda de informações por arquivos corrompidos ou mídias desatualizadas", explicou a diretora do Arquivo Central, Anna Carla Mariz.

Por isso, com o objetivo de sensibilizar a Universidade quanto à responsabilidade de preservar os documentos digitais, foi criada a Política de Preservação para Documentos Arquivísticos Digitais da UNIRIO. O instrumento define as responsabilidades do Arquivo Central, da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC) e das unidades organizacionais produtoras de documentos, bem como os princípios e estratégias de preservação digital. O objetivo é fornecer subsídios para a padronização, a criação e a manutenção de arquivos digitais na Universidade, de forma confiável.

De acordo com a equipe do Arquivo Central, a política será desmembrada em normativas com parâmetros e diretrizes destinadas a cada tipo de material digital, considerando suas exigências particulares. A intenção é iniciar a aplicação desses parâmetros com os arquivos digitais das teses e dissertações.

SEI

No que se refere ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a plataforma já começou a ser utilizada na UNIRIO, com a tramitação de processos totalmente em formato digital, referentes à progressão por capacitação profissional dos técnicos-administrativos em Educação e ao incentivo à qualificação. Os processos de aquisição de material de consumo serão os próximos a tramitar de forma digital pelo SEI.

"A utilização do sistema facilita muito a tramitação dos processos, especialmente em nossa Universidade, que é multicampi. Para além das vantagens ambientais e em termos de gastos, ganhamos muito em agilidade, por não ter que levar o processo físico de um bairro para outro, por exemplo", ressaltou Anna Carla Mariz.

A equipe do Arquivo Central reforçou a necessidade de que todos os servidores e colaboradores da UNIRIO façam o curso SEI! USAR, disponibilizado pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), para auxiliar nas próximas etapas de implantação do sistema.

A diretora do Arquivo Central, Anna Carla Mariz, em apresentação para a comunidade da UNIRIO (Foto: Comso)